BPBD KOTA PONTIANAK MELAKUKAN PEMUSNAHAN ARSIP
Pontianak Rabu tanggal 23 Juli 2025, Kepala Pelaksana Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Pontaianak; Ir.RM.Nasir, MT Bersama Anggota Tim Panitia Penilaian Arsip beserta saksi-saksi dari Inspektorat dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Pontianak, telah melakukan Pemusnahan Arsip sesuai dengan daftar arsip musnah yang telah di setujui oleh Wali Kota Pontianak Nomor B/000.5.6.2/693/BPBD/ 2025.
Semua arsip pada daftar arsip yang akan dimusnahakan telah dilakukan penilaiaan kembali oleh bagian Hukum Sekretariat Daerah dan Inspektorat Kota Pontianak dan telah mendapatkan persetujuan untuk dilakukan pemusnahan karena arsip-arsip yang terdapat pada daftar arsip musnah tidak memiliki resiko hukum, bukan memiliki sejarah dan bukan merupakan arsip vital.
Selanjutnya Pemusnahan Arsip dilakukan oleh Kepala Pelaksana Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Pontianak dan dituangkan dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip yang ditandatangani langsung oleh Kepala Pelaksana Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Pontianak, perwakilan Inspektorat Kota Pontianak dan perwakilan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Pontianak.
Arsip musnah adalah arsip yang telah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan karena sudah tidak memiliki nilai guna, baik primer maupun sekunder, dan telah melewati jangka waktu penyimpanan yang ditentukan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip yang dimusnakan harus memenuhi ketentuan :
1. Tidak Memiliki Nilai Guna:
Arsip yang dimusnahkan tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna primer (nilai yang berkaitan dengan kepentingan pencipta arsip) maupun nilai guna sekunder (nilai yang berkaitan dengan kepentingan penelitian, sejarah, dan sebagainya).
2. Telah Habis Retensinya:
Arsip yang dimusnahkan haruslah arsip yang masa retensinya (jangka waktu penyimpanan) telah berakhir sesuai dengan yang tertera dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
3. JRA (Jadwal Retensi Arsip):
JRA adalah daftar yang berisi ketentuan mengenai jangka waktu penyimpanan arsip, yang menjadi dasar dalam menentukan arsip mana yang boleh dimusnahkan.
4. Pemusnahan sebagai Bagian dari Penyusutan Arsip:
Pemusnahan arsip merupakan salah satu kegiatan dalam penyusutan arsip, yang bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang tidak lagi diperlukan.
5. Persetujuan Pejabat Berwenang:
Sebelum melakukan pemusnahan arsip, perlu dilakukan penilaian arsip dan mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang untuk memastikan arsip yang dimusnahkan memang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah memenuhi persyaratan.
6. Tujuan Pemusnahan:
Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan, menjaga kerahasiaan arsip yang tidak lagi diperlukan, dan mencegah penyalahgunaan arsip